Jak oceniasz wdrażanie przepisów dyrektywy o sygnalistach w Polsce? Jakie trudności można tu napotkać?
Prace nad ustawą o ochronie sygnalistów wywoływały i wywołują w Polsce niemałe poruszenie. I to zarówno wśród osób odpowiedzialnych za późniejsze wdrożenie tych przepisów w firmach i jednostkach publicznych, jak i wśród prawników. Wynika to po części z faktu, że instytucja „sygnalistów” jest w naszych realiach czymś nowym, niezależnie, jak dużo można by mówić o funkcjonujących do tej pory w większych zagranicznych korporacjach, wewnętrznych przepisach whistleblowingowych.
Prawda jest taka, że w polskich realiach whistleblowing nie był i nie jest standardem, a niebawem będzie obowiązkiem. Choć sam jestem praktykującym prawnikiem, z dużą ostrożnością podchodzę do kształtowania oczekiwanych postaw społecznych za pomocą nakazów i zakazów, bo bywa to mało efektywne. Ale to zupełnie inny temat.
Moim zdaniem duże znaczenie dla dzisiejszej dyskusji o ochronie sygnalistów ma to, że „osoba informująca o nieprawidłowościach” wiąże się w świadomości społecznej z pejoratywnymi skojarzeniami i określeniami typu „donosiciel” czy „demaskator”.
Nie siląc się na poszukiwanie przyczyn tego typu skojarzeń, narracja taka prowadzi, bo musi prowadzić, do zderzenia się obowiązków prawnych z dylematami moralnymi. Czy powinienem reagować na naruszenia prawa, bo tego wymagają ode mnie przepisy? Czy nie powinienem reagować, bo wymagają tego ode mnie zasady lojalności lub przynależności do danej grupy?
Wreszcie duża część nieporozumień, nieścisłości i niepewności co do sensu wprowadzanych w Polsce przepisów o ochronie sygnalistów wynika niestety z braku wiedzy na ten temat. I niestety dotyczy to także prawników.
Jakie jest tempo wprowadzania zmian?
Na chwilę obecną mówienie o implementacji przepisów jest pewnym uproszczeniem. Pamiętajmy, że przepisów krajowych, póki co, nie ma. Nie ma zatem obowiązków ustawowych.
Część podmiotów publicznych już końcem zeszłego roku, a więc przed pierwotnie planowanym terminem wejścia w życie polskiej ustawy, przyjęła jakieś rozwiązania formalne i techniczne. Pozostała, znacząca część podmiotów publicznych, czeka aż polska ustawa w końcu zostanie uchwalona, gdyż nie chcą wdrażać projektu ustawy, tylko ustawę obowiązującą. Jest to dla mnie zrozumiała postawa, jeśli chodzi o sektor publiczny i gospodarowanie ich budżetem, bo sam mam z takimi podmiotami wiele do czynienia.
Natomiast w sektorze prywatnym sprawa wygląda inaczej. Bardziej dojrzałe organizacje, które dostrzegają pozytywną, wizerunkową stronę instytucji sygnalistów, albo już mają wdrożone pewne rozwiązania powielone z rozwiązań zachodnioeuropejskich, albo właśnie nad nimi pracują. Jest jednak spora grupa firm patrząca na nowe obowiązki jako na dodatkowe koszty prowadzenia działalności, przez co z podjęciem jakichkolwiek działań oczekują do momentu, kiedy będzie to obligatoryjne.
Co czeka krajową ustawę o ochronie sygnalistów? Dlaczego polski ustawodawca ma z nią problemy?
Mówiąc najkrócej, ustawa w końcu powinna zostać uchwalona. Nie wiem, skąd biorą się problemy ustawodawcy, jeśli chodzi o pracę nad tą ustawą. Jest ich pewnie wiele, z aktualną sytuacją polityczną i gospodarczą na czele. Może być tak, że implementowanie tej konkretnej dyrektywy nie jest w tym momencie najistotniejsze.
Na ten moment wielu zastrzeżeń do projektu ustawy nie ma. Faktem jest, że do wcześniejszego projektu zgłoszonych zostało bardzo wiele poprawek. Gdy się jednak wczytać w te poprawki i podnoszone zastrzeżenia, to duża ich część była niezasadna albo zupełnie kosmetyczna. Wspomnę tylko o jednym przykładzie i dość kategorycznych uwagach zgłaszanych przez środowiska prawnicze dotyczących niezapewnienia przez projektowane przepisy anonimowości sygnalisty i w konsekwencji rzekomej niezgodności projektu ustawy z RODO.
Rzecz w tym, że dyrektywa o sygnalistach żadnej anonimowości sygnalistów nie narzuca, wręcz przeciwnie. A co więcej, anonimowość sygnalistów doprowadziłby prawdopodobnie właśnie do tego, czego się najbardziej obawiamy – czyli uczynienia z whistleblowingu narzędzia do podejmowania przez pracowników zachowań nieetycznych. Niektórzy komentatorzy nie dostrzegali chyba różnicy pomiędzy anonimowością i poufnością, a to dwa kompletnie różne pojęcia.
Z jakich rozwiązań do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów korzystają obecnie firmy i instytucje?
Patrząc ogólnie, duża część z nich dopiero rozważa skorzystanie z narzędzi elektronicznych. Przy czym nie chodzi tylko o zapewnienie sygnalistom możliwości dokonywania zgłoszeń za pomocą dedykowanej aplikacji. Wartością, jaką daje elektroniczny system zarządzania zgłoszeniami taki jak SygnaApp, jest scentralizowanie i zdigitalizowanie procesu obsługi zgłoszeń.
Mówiąc prościej – aplikacja daje możliwość bezpiecznego gromadzenia i przechowywania danych i dokumentów w jednym miejscu oraz sprawnego zarządzenia procesem w firmie lub w urzędzie. Organizacje nie muszą posiadać elektronicznej platformy umożliwiającej sygnalistom przesyłanie zgłoszeń za pomocą internetowego formularza.
Mogą zdecydować się na formę papierową lub ustną, co notabene jest opcją minimalną. Ale aplikacja taka jak SygnaApp daje zdecydowanie więcej. Ona wspiera firmy i instytucje publiczne w realizacji ich obowiązków ustawowych. To jest główny cel naszej aplikacji i wartość, jaką oferujemy klientom. Bo za naruszenie przepisów ustawy osoby odpowiedzialne mogą się spotkać z konsekwencjami prawnymi.
Czym wyróżnia się SygnaApp? Co Was skłoniło do stworzenia programu?
Patrząc z perspektywy moich klientów, z którymi na co dzień współpracuję, dostrzegłem ich potrzebę zapewnienia zgodności działania organizacji z przepisami – przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów i czasu pracy niezbędnego do takiej obsługi. Pomocna do tego w erze cyfryzacji procesów wydała mi się dedykowana aplikacja.
Tak od pomysłu, już razem ze wspólnikiem – który od ponad 15 lat zajmuje się projektowaniem aplikacji internetowych oraz kierowaniem projektami IT – przeszliśmy do etapu zaprojektowania i stworzenia z naszymi programistami narzędzia, które w jak najwyższym stopniu odpowiadałoby na faktyczne potrzeby biznesowe naszych klientów. Od pierwszych kroków w pracy nad SygnaApp skoncentrowaliśmy się na treści regulacji prawnych – za co odpowiadam ja – oraz na użyteczności i funkcjonalności naszego narzędzia – za co odpowiada mój wspólnik.
Stworzyliśmy narzędzie, które jest intuicyjne i bezpieczne w obsłudze. Postawiliśmy także na elastyczność i dużą konfigurowalność SygnaApp. Dzięki takiemu podejściu możemy w łatwy sposób dopasować system do indywidualnych wymagań każdej organizacji (prywatnej i publicznej).
Aplikacja zapewnia zgodność z przepisami, a dzięki swoim funkcjonalnościom prowadzi użytkownika „krok po kroku”. Tym samym ogranicza do minimum ryzyko popełnienia błędu na etapie postępowania wyjaśniającego. Wreszcie jest to narzędzie, za pomocą którego cały proces obsługi zgłoszeń sygnalistów, w tym prowadzenie obowiązkowej dokumentacji, odbywa się w formie cyfrowej i w sposób automatyczny. Co więcej, stworzyliśmy takie funkcjonalności, które umożliwiają centralizowanie obsługi zgłoszeń np. w grupie kapitałowej lub sprawne zarządzanie zgłoszeniami klientów przez zewnętrzne podmioty, np. kancelarie prawne.
Jak rozwiązaliście kwestie bezpieczeństwa?
Z racji swojego przeznaczenia i wrażliwości danych, jakie w aplikacji mogą się znaleźć, zapewnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa to fundament naszych działań. Dlatego tworząc SygnaApp, zabezpieczyliśmy ją na wielu poziomach. Silne hasła, szyfrowanie danych, dwuetapowa weryfikacja, sprawdzony i wiarygodny dostawca rozwiązań serwerowych oraz zewnętrzne i kompleksowe testy bezpieczeństwa – to elementy, które traktujemy jako absolutnie podstawowe.
Oczywiście ciągle rozwijamy nasz program, rozbudowując go o nowe funkcjonalności. Co ważne, naszym klientom dajemy możliwość kompleksowego wsparcia we wdrożeniu przepisów: od dostarczenia aplikacji, poprzez jej skonfigurowanie, na opracowaniu wszystkich dokumentów i zapewnieniu usług szkoleniowych kończąc.
Podsumowując: połączenie, jakie osiągnęliśmy w SygnaApp – czyli świadczenie usług prawnych z dostarczaniem autorskiego oprogramowania do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów – daje nam przewagę nad konkurencją, a naszym klientom skuteczny i bezpieczny produkt.
Dziękujemy za rozmowę.
