Ciężko sobie wyobrazić, aby proces zawarcia umowy wciąż odbywał się w sposób tradycyjny, tj. ustny lub papierowy, a jednocześnie możliwe było kompleksowe zarządzanie cyklem życiowym umowy w formie cyfrowej. Przy okazji omawiania tematyki CLM nie można zatem pominąć kwestii podpisu elektronicznego czy też – potocznie mówiąc – e-podpisu. Jest to element, który należy uznać za niezbędny przy przeprowadzeniu pełnego procesu zarządzania elektronicznymi, „żywymi” umowami.

„Legalność” podpisu elektronicznego

Z punktu widzenia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, głównym dokumentem regulującym standardy podpisów elektronicznych jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 257, str. 73) („Rozporządzenie eIDAS”).

Podstawowymi formami e-podpisu są: zwykły podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz forma kwalifikowana podpisu elektronicznego. Forma kwalifikowana jest równoważna formie pisemnej dokumentu wymaganej przez przepisy prawa. Aby móc oferować formę kwalifikowaną podpisu elektronicznego, dostawca potrzebuje zdobyć certyfikat udzielany przez odpowiednie publiczne lub prywatne podmioty wyznaczone przez państwa członkowskie.

W praktyce, firmy oferujące podpis elektroniczny korzystają z rozwiązań podmiotów, które są już obecne na Zaufanej Liście Kwalifikowanych Dostawców Usług Zaufania – w Polsce lub na terenie UE. Polska lista kwalifikowanych dostawców dostępna jest NA STRONIE >> i warto przed dokonaniem wyboru zorientować się, czy dostawca e-podpisu znajduje się na tej liście lub korzysta z jednego z powyższych rozwiązań.

Podczas wyboru rozwiązania warto zatem rozpocząć od określenia potrzeb Twojej organizacji w zakresie formy podpisu elektronicznego. W szczególności należy odpowiedzieć na pytanie, czy w organizacji potrzebny będzie podpis kwalifikowany. Następnie warto zweryfikować, którzy dostawcy zapewniają usługi zgodne z Rozporządzeniem eIDAS.

Dobry atrament nie naprawi złego długopisu…

Aby e-podpis spełniał swoją funkcję, musi być zgodny z Rozporządzeniem eIDAS. Jednak to, co jest istotne z punktu widzenia użytkownika, to nie „atrament”, ale „pióro”, którym podpis generujemy. Istotnym czynnikiem jest tzw. user experience, a co za tym idzie – przystępność oraz szybkość procesu podpisywania.

Jedną z pierwszych (i wciąż obecnych w obrocie) form podpisu kwalifikowanego było posiadanie fizycznego nośnika w postaci pendrive'a z wgranym tokenem podpisu, którego używa się podczas podpisywania dokumentów. Takie rozwiązanie może być jednak problematyczne w przypadku, gdy konieczne jest podpisywanie dokumentu przez więcej niż jedną osobę. Taka sytuacja bardzo często ma miejsce w relacjach z kontrahentami, w tym konsumentami.

Z tego powodu w procesie zarządzania umowami należy zwrócić uwagę na to, jaki mechanizm wykorzystuje dostawca przy generowaniu e-podpisu zwykłego, zaawansowanego lub kwalifikowanego oraz w jaki sposób umożliwia skorzystanie ze swojego rozwiązania także przez Twoich kontrahentów/klientów.

W ostatnim czasie dostawcy oferują podpisy kwalifikowane oparte również o inne formy weryfikacji (które uniezależniają złożenie ważnego podpisu kwalifikowanego od posiadania osobnego fizycznego nośnika). Tacy dostawcy stosują różne formy weryfikacji, począwszy od logowania za pomocą konta bankowego, „wywiadu” potwierdzającego tożsamość osoby podpisującej czy weryfikacji poprzez selfie. Warto podkreślić, że każda powyższa forma może spełniać standardy podpisu kwalifikowanego, a więc być równoważna formie pisemnej. Jednocześnie, nie każda wzmocniona forma weryfikacji (np. z pomocą danych bankowych lub wideoweryfikacji) spełnia wymogi podpisu kwalifikowanego, zatem warto się w tej sprawie upewnić przed decyzją o wyborze rozwiązania.

Kolejnym czynnikiem są oczywiście koszty. W zależności od wybranego mechanizmu podpisywania, każde jednorazowe nadanie tokenu do e-podpisu wymaga nakładu czasowego ze strony dostawcy, co przekłada się na koszty jego wydania. Modele cenowe są różne i mogą być uzależnione od liczby podpisywanych dokumentów, stałej miesięcznej opłaty lub być uwzględnione w rozwiązaniu CLM.

Pamiętaj: umowę podpisujesz nie tylko Ty, ale także kontrahent!

Należy również pamiętać, że proces zawierania umów drogą elektroniczną powinien brać pod uwagę drugą stronę umowy, która niekoniecznie musi być codziennym użytkownikiem rozwiązania stosowanego przez daną organizację. Może się więc okazać, że nawet opłacony przez przedsiębiorcę e-podpis, który ma zostać wykorzystany przez drugą stronę umowy, np. konsumenta, będzie zbyt czasochłonny, trudny i frustrujący. To może z kolei wpłynąć na sprzedaż lub inne zmienne w przedsiębiorstwie, które przekładają się na jego wyniki finansowe. Zatem w przypadku e-podpisu będącego składnikiem systemu CLM, pod uwagę należy wziąć także klienta/kontrahenta, a konkretniej jego doświadczenie związane z podpisywaniem, tj. client experience.

Do tego dochodzi wciąż niewielkie zaufanie do tego typu rozwiązań przez konsumentów – zarówno z uwagi na niski poziom świadomości co do mocy e-podpisu, jak i brak wcześniejszej wiedzy kontrahenta o istnieniu danego dostawcy. Powyższa sytuacja – połączona z koniecznością logowania się do swojego banku, zrobienia selfie lub przeprowadzenia wywiadu z nieznaną konsumentowi firmą i osobą – prowadzi do ryzyka, że rozwiązanie takie się nie przyjmie. Tutaj pomóc może odpowiednia edukacja klienta/kontrahenta w zakresie bezpieczeństwa oraz stosowanego rozwiązania. W tym zakresie pomóc może sam dostawca CLM lub e-podpisu.

Można zatem stwierdzić, że najważniejsze ogniwo elektronicznego zarządzania umowami może być jednocześnie jego wąskim gardłem. Dlatego przy wyborze rozwiązań z zakresu zarządzania cyklem życiowym umów istotne jest, aby dokładnie przeanalizować sposób, w jaki zaaplikowano podpis elektroniczny, i wybrać takie rozwiązanie, które okaże się intuicyjne, zarówno dla klienta bezpośredniego (czyli najczęściej przedsiębiorstwa, które z takiego rozwiązania skorzysta), jak i dla jego kontrahentów, w tym konsumentów lub pracowników. Może się bowiem okazać, że pomimo pozostałych funkcjonalności narzędzia CLM, które niosą wartość dla klienta, jak sposób generowania umowy, jej workflow, a następnie zarządzanie, cały proces zatrzyma się w najważniejszym punkcie.

Jak dokonać właściwego wyboru?

Na pierwszym miejscu warto więc przeanalizować własne potrzeby oraz określić, czy w Twojej organizacji zawiera się umowy, które wymagają formy pisemnej (takie jak umowy leasingu lub umowy przeniesienia praw autorskich). Jeżeli tak jest, należy poszukać takich rozwiązań, które są zintegrowane z dostawcą zapewniającym formę kwalifikowaną podpisu elektronicznego.

Przy analizie rozwiązania powinno się znaleźć odpowiedź na to, czy stosowany podpis elektroniczny spełnia standardy Rozporządzenia eIDAS.

Następnie, warto przeanalizować pożądany proces podpisania umowy zarówno z punktu widzenia własnej organizacji (czytaj: Ciebie, Twojego przedsiębiorstwa lub pracowników zajmujących się zarządzaniem umowami), jak i z punktu widzenia Twojego klienta/kontrahenta. Często dopiero testy przeprowadzane z klientami pokazują, które rozwiązanie sprawdzi się najlepiej. Zdarza się bowiem, że pomimo innych istotnych funkcjonalności narzędzia CLM, e-podpis może spowolnić lub wręcz zablokować cały proces.

Istotne będzie również przeanalizowanie sposobu weryfikacji e-podpisu, konieczności zakładania konta u dostawcy e-podpisu, a także szybkości podpisania umowy przez kontrahenta niezaznajomionego z rozwiązaniem CLM.

Analiza oszczędności

Wreszcie, warto zaznaczyć, że jednym z założeń szeroko pojętej digitalizacji jest oszczędność w porównaniu ze zwykłym trybem zawierania umów. Analiza oszczędności może przykładowo uwzględniać:

  • cenę podpisu elektronicznego (lub ceny rozwiązania CLM, które taki e-podpis ma zaimplementowany) – zarówno dla organizacji korzystającej z danego rozwiązania CLM, jak i jego kontrahentów (oraz odpowiadać na pytanie „kto płaci za podpis?”);
  • szybkość zawarcia umowy elektronicznie w stosunku do formy zwykłej;
  • poziom ryzyka utraty dokumentu lub jego sfałszowania i związane z tym koszty;
  • szybkość przełamania „oporu” pracowników, a zatem łatwość wdrożenia rozwiązania CLM w organizacji;
  • nakład czasowy i szybkość przełamania „oporu” kontrahentów/konsumentów będących stronami zawieranych umów poprzez narzędzie CLM.

Odpowiedź na pytanie tytułowe

Podsumowując, podpis elektroniczny jest nieodłącznym elementem narzędzi CLM. To nie wyzwania technologiczne są jednak kluczowe przy jego wyborze. Na pierwsze miejsce wychodzi obecnie user experience, który pozwala na przełamanie oporu pracowników organizacji wykorzystującej e-podpis w ramach narzędzia CLM, oraz client experience, to jest doświadczenie kontrahentów niezaznajomionych z narzędziem. Nie mniej ważne są koszty podpisu (które często zależą od liczby zamówionych podpisów, częstotliwości zawierania umów, ale również od rodzaju podpisu elektronicznego), które powinny zostać przeanalizowane, biorąc pod uwagę cały proces zarządzania umowami.

Odpowiadając na pytanie tytułowe: „Czy e-podpis to najważniejsze ogniwo zarządzania cyklem życiowym umów?” odpowiedź nie jest jednoznaczna. Jednak z dużą dozą pewności można powiedzieć, że nie sam e-podpis, ale jego proces może być ogniwem CLM, który znacząco go spowolni lub przyspieszy.

Autor artykułu:
Michał Burek, LL.M. – prawnik i doradca restrukturyzacyjny, specjalizujący się w prawie handlowym i restrukturyzacyjnym oraz w wykorzystaniu nowych technologii w prawie; pisze obecnie pracę doktorską na Uniwersytecie Karola Ruprechta w Heidelbergu, poruszając tematykę smart kontraktów i technologii blockchain w prawie upadłościowym; współzałożyciel Pactt – narzędzia do zarządzania cyklem życiowym umów, dostępnego na platformie LEX Hub. Więcej informacji o Pactt >>